Tutanak Nasıl Yazılır?
Tutanak Nasıl Yazılır?
Özellikle tutanakların ne olduğu, ne işe yaradığı ve zorunlu olunması durumunda nasıl oluşturulması gerektiğine yönelik pek çok soru merak konusudur. Bu bağlamda tutanak nasıl yazılır? Doğru bir tutanak yazımı için nelere dikkat edilmesi gerekir tüm bu soruların cevaplanması gerekmektedir.
Tutanak nasıl tutulur? Merak edenler için öncelikli olarak tutanağın ne olduğu ve hangi maksatla tutulması gerektiği ya da hangi şartlar altında tutanak tutulmasının gerekli olduğu konularına değinilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda doğru bir tutanak tutulması için tutanakların işlevinin bilinmesi gerekir.
Tutanak Nedir, Ne İşe Yarar?
Tutanak nedir? sorusuna verilebilecek en komplike cevap: herhangi bir tespitin yapılabilmesi adına oluşturulan belgelerdir. Pek çok farklı konu ve durum hakkında tutulabildiği gibi tutanaklar günümüzde daha çok olayların ifade edilebilmesi ve tarafların uzlaşı sağlayabilmesi amacıyla oluşturulmaktadır.
Belirtilmiş olduğu gibi tutanak çeşitleri oldukça geniş bir yelpazeye sahiptir. Hemen her konuda tutanak tutulması mümkün olduğu gibi olay da benzeri durumlar dışında toplantı veya görüşme niteliğine sahip oturumların kayıt altına alınması adına da tutanak tutmak mümkündür.
Bu kapsamda doğru bir tutanağın hazırlanabilmesi için kurumlar ya da kuruluşlar tarafından özel olarak belirlenmiş tutanak yönetmeliği olduğu da belirtilmelidir. Dolayısıyla tutanak tutulurken bağlı bulunan kuruluş ya da kurumun tutanaklar kapsamında beklentisinin ne olduğu da incelenmelidir.
Tutanak Yönetmeliği
Tutanak yönetmeliği tek bir çatı altında değildir ve bu sebepten dolayı da kurumlar ya da kuruluşlar nezdinde farklılıklar gösterebilmektedir. Özellikle iş yerlerinde yetkililer tarafından tutulan tutanakların nasıl yazılacağı ve içerikte nelerin olması gerektiği gibi durumlara detaylı şekilde yönetmelik kapsamında yer verilir.
Aynı şekilde aynı pozisyon veya yetkide bulunan çalışanlar için tutanak nasıl tutulur? Sorusuna cevap da yine yönetmelikler kapsamında verilmektedir. Bu bağlamda kurum ya da kuruluşlar tarafından tutanakların nasıl tutulacağı ile ilgili çalışmalar yapılmışsa yönetmelikler yapılmamışsa klasik yöntemler kullanılarak tutanağın tutulması mümkündür.
Eğer yönetmelikler de tutanak nasıl tutulur? Sorusuna belirgin bir şekilde cevap verildiyse öncelikli olarak kurumun öngördüğü şekilde tutanağın hazırlanmasına özen gösterilmesi gerekmektedir. Yönetmelikler kapsamında çoğunlukla tutanakların nasıl tutulacağı detaylı şekilde anlatılır.
Örneğin TBMM kapsamında tutulan tutanaklar için gerekli yönetmelikler tutanak yönetmeliği başlığı altında kamuoyu ve milletvekilleri ile paylaşılmıştır ve tutulacak tutanakların bu yönetmeliğe uygun bir şekilde yazılması zorunlulukla gereklidir.
Sonuç olarak herhangi bir kurum ya da kuruluşa bağlı olacak şekilde tutanak tutulması gerekiyorsa bu noktada tutanak yönetmeliği ile sınırlandırılmış olan içeriklere dikkat edilmeli, tutaktan talep edilen yapısal niteliklere dikkatle cevap verilmesi gerekmektedir.
Dilekçe ve Tutanak Nasıl Yazılmalıdır? Aralarındaki Farklar Nelerdir?
Dilekçe ve tutanak nasıl yazılır? Pek çok kimse açısından merak içeriyor olsa da bu iki belgelendirmenin birbirinden farklı niteliklere sahip olduğu belirtilmelidir. Dolayısıyla yazın aşamasında temel farklar olmasa da işlev bakımından tutanak ve dilekçe birbirinden farklı fonksiyonlara sahiptir.
Tutanaklar olay, olgu, durum veya benzeri mahiyete sahip içeriklerin yetkililer ile paylaşılması adına oluşturulan belgelerdir ve dilekçeler ise çoğunlukla üst makama talepte bulunmak amacıyla yazılan yazılardır. Dilekçe ile tutanak arasında en temel fark tutanaklarda en az iki kişinin imzasının bulunması gerektiği zorunluluğudur. Dilekçelerde böyle bir zorunluluk olmamakla birlikte dilekçe ve tutanak nasıl yazılır? Sorusunun cevabı büyük oranda aynıdır.
Tutanak Çeşitleri
Tutanaklar yüzlerce konu üzerine tutulabilmektedir. Okullardan iş yerlerine, trafik kazalarından teslimat yapıldığının belgelendirilmesine kadar pek çok farklı alanda tutanak tutulması mümkündür ve her bir tutanağın kendine özel bir işlevi bulunur.
Polis tutanak örnekleri, yaşanan olaylar karşısında resmi hakların korunabilmesini sağlayabildiği gibi telim tutanak örneği ise aracılık edilen ürün ya da durumun doğru yere teslim edildiğini kanıtlama işlevine sahiptir.
Bu bağlamda tutanak çeşitleri genel olarak şu şekilde sıralanabilir:
- Askeri tutanak
- Polis tutanağı
- Toplantı tutanağı
- İş tutanağı
- Teslim tutanağı
- Kavga tutanağı
- Savunma tutanağı
- Kaza tespit tutanağı
- Kayıp eşya tutanağı
- Olay ya da durum tutanağı
Gibi pek çok farklı başlık altında tutanak çeşitleri kapsamında tutanak yazılabilmesi mümkündür.
Tutanak Nasıl Yazılır?
Tutanakların nasıl yazılması gerektiği konusunda birçok kimse merak içerisindedir ve özellikle askeri tutanak nasıl tutulur? Sorusu bu noktada en sık sorulan sorular arasında yer almaktadır. Her tutanak çeşidine uygun bir yapı belirlenmesi gerektiği gibi genel anlamda standardize edilmiş bir tutanak örneği bazı bileşenlerden zorunlu olarak oluşması gerekir.
Tutanak nasıl yazılır? Merak edenlere tutanak tutma sürecinin şu aşamalardan oluştuğu belirtilmelidir.
- Tutanaklar hazır bilgisayar şablonları ya da el yazısı ile tutulabilmektedir.
- Tutanak başlığı kağıdın tam ortasına gelecek şekilde üst bölümden 2-3 parmak kadar alt kısma yazılır.
- Tutanağın içeriği hakkında bilgilendirme başlığın hemen alt bölümüne yazılması gerekir.
- “İş bu tutanak” gibi ifadeler ile başlanması mümkündür.
- Olay ve durumlar ile ilgili tutanaklarda tarih ve saat yazımı; tutanak içeriğinin sağ alt bölüme gerçekleştirilmelidir.
- Gerekmesi durumunda adres sol alt bölüme yazılmalıdır.
- Tutanak kapsamında kabul edenin ve gerçekleştirenin imzaları bulunmalıdır ve bu imzalar yetkiye göre soldan sağa olacak şekilde sıralanmalıdır.
Şeklinde tutanak tutmak mümkün olduğu gibi içerik bakımından bazı noktalar başta olmak üzere düzen, başlık ve yapı bakımında da bazı noktalara dikkat edilmesi gerekir.
Tutanak Tutarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Başarılı bir tutanak tutmak adına bazı noktalara yeterli düzeyde önem gösterilmesi gerekir. Bu kapsamda tutanağın resmi bir evrak olacağı ve üslup, dil, bilgilendirme ve benzeri durumlar bakımında resmi nitelikler ile hazırlanması gerektiği akıldan çıkarılmamalıdır.
İyi bir tutanak tutmak adına dikkat edilmesi gereken püf noktalar şu şekilde sıralanabilir:
- Tutanak el yazısı ile tutulacaksa dolma ya da tükenmez kalem kullanılmalıdır.
- Tutanak kapsamında ilgililerin imzası bulunması gerekir.
- Tutanakta en az iki kişinin imzası bulunması zorunludur. Tek bir kişi tarafından imzalanan tutanak dilekçe mahiyetinde kabul edilir.
- Tutanak imzalanırken taraflar arasında hiyerarşi ya da yetki farkı bulunuyorsa en yetkili kimsenin imzası en solda bulunur ve yetki sırasına göre sağa doğru kayılır.
- Tutanak hazırlarken tarih ve saat kritik bir öneme sahiptir ve dolayısıyla doğru ve eksiksiz şekilde belirtilmeleri gerekir.
- El yazısı ile yazılan tutanak kağıdının her bölümü okunaklı ve anlaşılır olmalıdır.
- Tutanakta silgi ya da benzeri silme işlevine sahip olan araç kullanılmamalıdır. Hatalı olduğu düşünülen yerlerin üzerine çizgi çizilebilir.
- Gerçekleşen olay ya da bildirilmesi gereken durum eksiksiz ve doğru şekilde anlatılmalıdır.
- Üslup resmi ve kurumsal olmalıdır.
- Tutanak başlığına dikkat edilmeli ve gereken standartlara uygun şekilde oluşturulmalıdır.
Tüm bu bileşenlere özen gösterilmesi halinde yaşanan olay, durum ya da şikayetler karşısında en etkili şekilde belgelendirme yapabilmek adına iyi bir tutanak örneği hazırlanması mümkündür. Bu faktörlere dikkat etmek tutanağı geçerli olması konusunda önemli bir etkiye sahip olduğu gibi aynı zamanda belgenin ciddiye alınması açısından da kritik bir öneme sahiptir.
Tutanak Başlığının Yazılması
Doğru şekilde hazırlanmış bir tutanakta başlık oldukça kritik bir öneme sahiptir. Bu bağlamda başlıklar “ŞİKAYET TUTANAĞI” veya “TARFİK KAZASI TESPİT TUTANAĞI” şeklinde olmalıdır. Hangi konu üzerine yazılacağı hakkında fikir sahibi olunmaması durumlarında “TUTANAK” ya da “TUTANAKTIR” şeklinde ifadelerin yazılması yeterlidir. Dolayısıyla tutanak nasıl yazılır? Merak edenlerin ilk olarak tutulacak tutanak kapsamında atılacak başlığa yeterli düzeyde özen göstermesi gerekmektedir.
Tutanak Kağıdı Nasıl Olmalıdır?
Tutanak kağıdı A4 boyutunda bir kağıt olmalıdır ve bu kağıdın tüm alanları etkili şekilde etmek adına belirtilmiş olduğu gibi doldurulması gerekir. Bu noktada kağıt kullanımı konusunda bir tutanakta bulunması gereken yapısal özelliklere yeterli düzeyde önem gösterildiğinden emin olunmalıdır. Tutanak kağıdının yapısal özellikler konusunda tutanak çeşitleri de önemli bir etkiye sahip olduğu belirtilmelidir. Dolayısıyla tutanağın hangi durum ya da olay için tutulacağı konusuna da dikkat edilerek buna uygun şekilde kağıt kullanımı gerçekleştirilmelidir.
Tutanak Nüshalarının Adedi
Tutanak tutulması kapsamında en çok merak edilen konulardan biri de kaç adet tutanak tutulması gerektiğidir. Bu durumun şartlara ve olayla göre farklılık gösterebildiği belirtilmelidir. Buna karşın en doğru yöntem tutanağın altında imzası bulunan kimse sayısı kadar çoğaltılması şeklindedir. Dolayısıylatutanak örneği en az tutanakta bulunan imza sayısı kadar çoğaltılmalı ve herkese bir adet tutanak örneğinden verilmelidir.
